00:00:00: Stefan Schmid Ja, wunderbar.

00:00:01: Stefan Schmid So, meine Damen und Herren, herzlich willkommen zum Autohaus-Podcast.

00:00:04: Stefan Schmid Diesmal geht es um das Thema digitale Personalverhaltung im Autohaus und dafür haben wir uns mal wieder zwei Profis in den Podcast geholt.

00:00:12: Daniel Vielen Dank.

00:00:13: Stefan Schmid Der eine ist bekannt, nicht nur auf dem Podcast, sondern auch in der Branche.

00:00:17: Stefan Schmid Es ist Podcast-Profi und HR-Profi Klaus Reuter.

00:00:24: Stefan Schmid Herzlich willkommen, Klaus, zum zweiten Mal bei uns im Podcast.

00:00:27: Claus Ja, hallo Christian, hallo Stefan, hallo Daniel.

00:00:29: Claus Ich freue mich auf den zweiten Podcast heute.

00:00:32: Claus Vielen Dank.

00:00:34: Stefan Schmid Und du hast uns einen zweiten Gast mitgebracht, der Daniel Zuleger.

00:00:38: Stefan Schmid Der Daniel ist, hat er vorher im kleinen Briefing gesagt, ein Autohaus Wolfsburg-Kind.

00:00:44: Stefan Schmid Er hat dort seit 16 Jahren gearbeitet, arbeitet dort immer noch, hat ein duales Studien absolviert, ist dann einmal quer durch die ganze Autohaus-Etappe marschiert und ist mittlerweile Mitglied in der Gruppengeschäftsführung.

00:00:58: Stefan Schmid Herzlich willkommen, Daniel.

00:01:00: Daniel Ja, guten Morgen in die Runde und vielen Dank für die Einladung.

00:01:03: Daniel Ich freue mich, hier zu sein.

00:01:06: Stefan Schmid Ja, mit mir ist natürlich auch noch hier unser geschätzter Kollege der Christian mit an Bord.

00:01:14: Stefan Schmid Genau, ganz am Ende fast vergessen.

00:01:15: Stefan Schmid Hallo in die Runde, schönen Tag.

00:01:18: Stefan Schmid Kurz zur Einleitung.

00:01:19: Stefan Schmid Wir haben abgemacht, dass wir uns alle duzen, damit das alles ein bisschen lockerer wird.

00:01:23: Stefan Schmid Ich würde gleich mal einsteigen und würde meine erste Frage aufschreiten und zwar einmal an den Klaus, der uns bitte mal ganz kurz erklärt, was man sich heutzutage unter

00:01:34: Stefan Schmid der digitalen Personalverwaltung überhaupt vorstellen muss.

00:01:36: Stefan Schmid Ist es der reine Lebenslauf, das Ein- und Ausstempeln oder was da alles dazugehört?

00:01:42: Stefan Schmid Und der zweite Teil der Frage geht dann an den Daniel, der uns doch bitte mal vielleicht kurz erklären kann, wie es heutzutage in einem mittelständischen oder einem großen Autohaus aussieht, wie weit wir da fortgeschritten sind oder ob wir immer noch im digitalen Schlaraffenland irgendwo sind.

00:01:57: Daniel Ja.

00:01:58: Claus Total gerne.

00:01:59: Claus Vielen Dank, Christian.

00:02:00: Claus Also das Thema Digitalisierung im allgemeinen Sinne jetzt gerade unabhängig von der Branche, aber im Autohaus erstreckt sich im Prinzip über die drei wesentlichen Kernbereiche, nämlich den ganzen Bereich des Bewerber- und Rekrutierungsmanagements, inklusive einer Jobvers- und Karriereseite, in der ich mich online möglichst schnell und einfach barrierefrei bewerten kann.

00:02:25: Claus Im nächsten Schritt geht es darum, dass diese Daten aus der Bewerbung ohne Zweiterfassung in der Personalverwaltung zum sogenannten Onboarding bereits vorliegen, also eine Doppelerfassung dann eben nicht mehr notwendig ist.

00:02:27: Stefan Schmid Vielen Dank.

00:02:31: Daniel Vielen Dank.

00:02:38: Claus Die entsprechenden notwendigen Stammdaten, die eben für den betrieblichen Eintritt notwendig sind, zum Beispiel die IBAN oder Sozialversicherungsdaten für die Lohnabrechnung digital bereits vorliegen,

00:02:51: Claus Und im nächsten Schritt kommt dann automatisch sowas wie ein Zauberwort, nämlich die digitale Personalakte und geht dann eben weiter in Richtung klassische Stammdaten für die Personalentwicklung.

00:03:02: Claus Man hat eben wer, wie, welche Qualifikationen, um dann das über die Zeitwirtschaft bis hin zur Lohnabrechnung zu ziehen.

00:03:04: Daniel Vielen Dank.

00:03:06: Stefan Schmid Vielen Dank.

00:03:11: Claus Das ist sozusagen die Idee dabei, einen Datensatz über die einzelnen verschiedenen Bereiche zu haben, Doppeldaten zu vermeiden.

00:03:20: Claus Und im nächsten Schritt geht es darum, dass eben alle Führungskräfte im Autohaus inklusive Geschäftsführung auf diese Daten in Echtzeit Zugriff haben.

00:03:28: Claus Das ist die eigentliche Revolution und nennt sich dann kollaboratives Arbeiten.

00:03:33: Claus Das heißt im Prinzip, ich kann wie beim Online-Banking als zum Beispiel Serviceleiter, Verkaufsleiter oder Geschäftsführer auf diese Daten meiner Mitarbeiter oder meiner Organisation in Echtzeit zugreifen.

00:03:44: Stefan Schmid Alles klar.

00:03:45: Stefan Schmid Vielen Dank.

00:03:45: Stefan Schmid Daniel, läuft das schon so bei euch?

00:03:51: Daniel Ja und nein.

00:03:52: Daniel Also Klaus hat es super gerade beschrieben.

00:03:55: Daniel Im Prinzip ist der Clou, verschiedene Prozesse in der HR-Landschaft zu vereinheitlichen und in eine digitale Umgebung zu bringen.

00:04:04: Daniel Und wenn ich vielleicht eine Einschätzung zur Branche geben darf,

00:04:09: Daniel dann wird es so sein, denke ich, wie es bei uns auch war, dass die meisten Unternehmen Fragmente dieser digitalen Gesamtlösung irgendwo schon im Einsatz haben.

00:04:20: Stefan Schmid Vielen Dank.

00:04:21: Daniel Wie bei uns war es damals auch so.

00:04:22: Daniel Man glaubte, man hat eine digitale Personalakte, die hat sich seinerzeit wiedergefunden in unserem Beleg-Dokumentenmanagementsystem und die HR-Abteilung konnte darauf zugreifen, aber halt eben auch nur die HR-Abteilung.

00:04:35: Daniel Damit konnte man jetzt keinen wirklichen Mehrwert gewinnen, weil alle Informationen, die dort in dieser Akte lagen, über Exit-Tabellen oder Subsysteme oder anderweitig verarbeitet werden mussten.

00:04:45: Daniel Und wir sind eingestiegen vor einigen Jahren.

00:04:50: Daniel Da glaubte man dann, die nächste digitale Revolution schon eingeführt zu haben, indem wir unser Bewerbermanagement quasi in die digitale Lösung übertragen haben.

00:05:01: Daniel Aber so wie Klaus es gesagt hat, der eigentliche Mehrwert entstand eigentlich erst, als wir sämtliche HR-Lösungen versucht haben, in einer Anwendung zu verbinden und auch nicht nur den Mitarbeitern der HR-Abteilung zur Verfügung zu stellen, sondern halt auch im ersten Step den Führungskräften und Fachverantwortlichen und zukünftig dann auch allen Mitarbeitenden, weil die brauchen ja auch den Zugriff auf ihre Daten.

00:05:31: Stefan Schmid Damit das schön von oben beleuchtet, wie ist das im Alltag?

00:05:35: Stefan Schmid Wo ist für dich als Führungskraft der Benefit von dem Ganzen?............

00:05:39: Daniel Ja, wenn ich an die Zeit zurückdenke, dass wir unsere Akten eben nicht in dem HRM-Tool zur Verfügung gestellt hatten,

00:05:48: Daniel durfte ich im Prinzip für jede Vorbereitung eines Mitarbeitergesprächs in der Personalabteilung anrufen, mir die Akten geben lassen, mir die Entwicklung des Mitarbeiters aus einer Gehaltstabelle zusammensuchen, eventuelle Protokollnotizen waren dann in einem anderen Ordner abgelegt, in Word oder PDF und so hat man dann schon ordentlich Zeit verbracht, um sich überhaupt auf dieses Mitarbeitergespräch vorzubereiten.

00:06:14: Daniel So und ich kann im Prinzip jetzt jeden Prozess entlang dieser Employer Journey nehmen, vom Recruiting bis wie gesagt Personaladministration, Abrechnung oder dann auch hinten raus die Personalentwicklung.

00:06:31: Daniel Überall habe ich im Prinzip Informationsbrüche.

00:06:35: Daniel und musste über die Kollegen in der Personalabteilung mehr Informationen zusammensuchen, selber welche erstellen und konnte sie dann natürlich auch nur eingeschränkt teilen.

00:06:46: Daniel In einer großen Organisation wie bei uns kann es ja durchaus interessant sein, wenn ich in dem einen Bereich einen Mitarbeiter abbauen muss oder möchte, wird er vielleicht an einer anderen Stelle gebraucht.

00:06:59: Daniel Und wenn diese Informationen nicht zusammenlaufen, dann weiß ich das ja im Zweifel gar nicht.

00:07:05: Stefan Schmid Und da eine Mitarbeiter geht und woanders wird eine gesucht?

00:07:08: Daniel Beispielsweise, ja.

00:07:09: Stefan Schmid Ja.

00:07:16: Stefan Schmid Und jetzt zu dir persönlich, wo würdest du sagen, ist jetzt für dich die größte Überraschung drin gewesen, dass die Informationen zusammenlaufen, dass du dir die Zeit sparen kannst?

00:07:28: Daniel Ja, als ich, wie gesagt, vor drei Jahren auch dann in das Projekt tiefer mit eingestiegen bin, war eigentlich die größte Überraschung, wie schlecht unsere Daten tatsächlich sind, weil die beste Software bringt einem nichts, wenn die Datenbasis, auf die die Software zurückgreift, inkonsistent ist.

00:07:49: Daniel Und so war es bei uns im Prinzip auch.

00:07:51: Daniel Also wir hatten, hatte ich ja gesagt, in einem Dokumentmanagementsystem Personalakten.

00:07:57: Daniel Die waren aber zu dem Zeitpunkt weder OCR-fähig noch sonst irgendwie angereichert.

00:08:01: Daniel Wir hatten Excel-Tabellen mit weiteren Personaldaten.

00:08:05: Daniel Wir hatten dann Subsysteme, da waren dann wieder andere Daten drin.

00:08:09: Daniel Und die größte Herausforderung in dem Moment war halt irgendwie, diese inkonsistente Datenbasis jetzt zu nutzen für ein System, mit dem wir kollaborativ arbeiten wollen.

00:08:23: Daniel So ein Positiv in dem Prozess war tatsächlich, das ist auch keine Schmeichelei, wie flexibel da die Kollegen von SOPA darauf reagiert haben und unterstützt haben, wichtige Hinweise gegeben haben, wo man Daten anreichern kann, wo man sie optimieren kann, weil das war schon eine Herausforderung, die hätten wir wahrscheinlich so alleine gar nicht in der Zeit bewältigen können.

00:08:46: Stefan Schmid Kannst du denn da mal eine Zeitangabe nennen?

00:08:50: Stefan Schmid Oder wie lange dauert die Vorbereitung, alles zusammenzusuchen?

00:08:53: Stefan Schmid Oder wie kannst du sagen, wie lange der Prozess gedauert hat, bis man dann wirklich digital unterwegs war?

00:08:59: Daniel ja, kann ich machen, also wir wären deutlich schneller gewesen, das kann ich mal vorweg schieben, hätten wir uns besser und mehr mit den Daten im Vorfeld beschäftigt.

00:09:09: Daniel Das war tatsächlich dann erst, als wir schon im Doing waren, die Erkenntnis, die uns zwischenzeitlich

00:09:16: Daniel doch etwas zurückgeworfen hat vom Zeitplan.

00:09:19: Daniel Also wir haben jetzt für die gesamte Datenmigration, für die Anpassung der Abläufe, für die ersten Optimierungsansätze knapp ein Dreivierteljahr eng mit SOPA zusammengearbeitet.

00:09:32: Daniel Und genau, das ist so der Zeitraum, den ich auch einschätze, den man natürlich je nach Organisationsgröße auch irgendwo einplanen sollte.

00:09:44: Stefan Schmid Mit der Organisationsgröße hast du jetzt ein schönes Stichwort genannt.

00:09:49: Stefan Schmid Die Frage ist natürlich, was ist mit den kleineren Betrieben?

00:09:53: Stefan Schmid Dass so ein Personalmanagement-Tool wahnsinnige Skalierungseffekte erzielen kann, ist klar.

00:09:59: Stefan Schmid Aber ab wann lohnt sich das eigentlich für kleinere Betriebe?

00:10:02: Stefan Schmid Lohnt es sich für die überhaupt monatelang mit jemandem zusammenzuarbeiten, jemanden dafür abzustellen,

00:10:09: Stefan Schmid Anfang greift sowas...................

00:10:14: Daniel Wer soll ich oder Klaus?

00:10:16: Claus Also ich habe da natürlich meine eigene Sichtweise drauf und man kann das sozusagen gar nicht so verallgemeinern.

00:10:23: Claus Natürlich würde man davon ausgehen, dass ein Betrieb, nehmen wir vielleicht eine Servicewerkstatt mit zehn Mitarbeitern, alles gut geordnet ist und dann hat man da alles in einer Schublade und man hat auch vielleicht kurze Wege zu diesen einzelnen Daten und man hat dann die Probleme vielleicht gar nicht so, wenn man an den Schrank geht und dann liegen da eben die zehn Akten.

00:10:46: Stefan Schmid Vielen Dank.

00:10:46: Claus Das ist definitiv richtig.

00:10:49: Claus Es muss aber nicht automatisch bedeuten, dass ein kleiner Betrieb gut und perfekt organisiert ist, sondern da ist es ganz oft, dass es gar keine Datenhaltung gibt.

00:10:59: Claus Es gibt gar keine Personalakten, es gibt gar keine Informationen.

00:11:02: Claus Es gibt dann beim Steuerberater entsprechend eine Lohnabrechnung.

00:11:05: Claus Das ist so die eine Seite.

00:11:07: Claus Die andere Seite ist, was wir ja seit 20 Jahren beim sogenannten Online-Recruiting erleben,

00:11:14: Claus ist, dass natürlich Wettbewerbsnachteile da sind.

00:11:16: Claus Das heißt, ich bin nicht mehr sichtbar, meine Stellenanzeige wird nicht mehr aufgenommen.

00:11:20: Claus Das heißt, Digitalisierung in den einzelnen Bereichen hat ganz unterschiedliche Wirkungsgrade.

00:11:26: Claus Und deswegen kann man vielleicht sagen, ist die Lohnabrechnung beim Steuerberater gut aufgehoben in einem kleinen Betrieb.

00:11:32: Claus Aber möglicherweise das Recruiting, dort habe ich im Prinzip massive Wettbewerbsnachteile, weil ich vielleicht immer noch in einer lokalen Zeitung eine Anzeige schalte oder in einer lokalen Jobbörse,

00:11:43: Claus Anzeige schalte.

00:11:44: Claus Das sind genau die entsprechenden Punkte.

00:11:46: Claus Das heißt, die Digitalisierung ist eben auch

00:11:52: Claus Und eben es geht nicht nur darum, Daten elektronisch oder digital vorzuhalten, sondern eben auch die dahinterliegenden Technologien an den Märkten für sich zu nutzen.

00:11:52: Stefan Schmid Vielen Dank.

00:12:03: Claus Und das ist genau der Punkt, den die größeren Betriebe schon lange erkannt haben und wo gerade die kleineren Betriebe oft noch Wettbewerbsnachteile haben, weil sie von diesen Themen vielleicht sogar noch gar nichts mitbekommen haben.

00:12:19: Stefan Schmid Ist das dann noch meistens der Auslöser, um sich damit überhaupt zu beschäftigen, dass man heutzutage bei dem Fachkräftemangel, das Thema hatten wir ja schon, sich überhaupt mit dem Thema erst beschäftigt, kann man das so sagen?

00:12:29: Stefan Schmid Oder Daniel, war das bei euch auch schon?

00:12:30: Claus Also typischerweise ist tatsächlich die Umstellung der klassischen Bewerbungsform von einer klassischen Jobbörse oder E-Mail-Bewerbung in eine digitale, breit gestreute Stellenanzeige, zum Beispiel über LinkedIn oder eben Indeed etc., Google for Jobs, genau für viele sozusagen erstmal der Einstieg in die Digitalisierung.

00:12:52: Claus Und mir heißt es so schön, der Geschmack kommt beim Essen und von der Seite ist es eigentlich der ideale niedrig schwellende Einstieg, den ich dann natürlich im nächsten Schritt mit einer kleinen Personalverwaltungslösung, nämlich Stichwort digitales Onboarding, Personalakte sozusagen dann garnieren kann.

00:13:05: Daniel Vielen Dank.

00:13:09: Claus Von der Seite haben wir da auch über die letzten zehn Jahre ein ganz einfaches Stufenmodell entwickelt und ich würde auch immer wieder empfehlen, dass man genau in diesen einzelnen kleinen Stufen eben auch die Digitalisierung einführt.

00:13:21: Claus Es ist so

00:13:22: Claus vergleichbar mit einem Hausbau.

00:13:24: Claus Das heißt, die Digitalisierung im HR-Verwaltungsbereich besteht aus vielen Gewerken, aus vielen einzelnen Bereichen.

00:13:32: Claus Das ist also nicht eine Software, die ich da einführe, sondern ich muss es verstehen wie beim Hausbau.

00:13:38: Claus Ich brauche ein grundlegendes Fundament, ich brauche eine entsprechende Struktur meiner Abteilungen, also ein Firmenorganigramm, die Funktionsbestandung.

00:13:50: Claus Je komplexer eine Autohausgruppe mit x-fachen Gesellschaftsstrukturen und Gewachsenenstrukturen ist, desto schwieriger wird das Ganze zu harmonisieren über die Jahre.

00:14:06: Daniel Vielleicht kann ich das noch kurz ergänzen.

00:14:08: Daniel Also gerade für kleinere Betriebe, die vielleicht nicht die Riesenorganisation im Hintergrund haben, ist es ja entscheidend am, ich sag mal, Bewerbermarkt trotzdem aufzutreten.

00:14:20: Stefan Schmid Vielen Dank.

00:14:22: Daniel Und unsere Erfahrung ist,

00:14:25: Daniel dass die Bereitschaft von Interessenten jetzt gar nicht mal nur unbedingt für Ausbildungsplätze, sondern auch ganz allgemein für Fachkräfte umfangreiche Unterlagen zur Verfügung zu stellen, mehrseitige Anschreiben zu formulieren, am besten noch einen Lebenslauf irgendwie schick zu machen, die nimmt stark ab oder ist teilweise auch gar nicht vorhanden.

00:14:43: Daniel Das heißt, derjenige, der sich für die Organisation, egal welcher Größe, interessiert, möchte relativ einfach und möglichst ohne komplizierte Hürden in Kontakt treten.

00:14:54: Daniel Dafür brauche ich ja irgendeine Basis.

00:14:57: Daniel Wenn ich die nicht anbieten kann, dann muss ich ja den aufs Telefon verweisen.

00:15:01: Daniel Viele wollen aber nicht mehr telefonieren.

00:15:03: Daniel Wenn ich keinen WhatsApp-Kanal habe, wird es dann schon irgendwie schwierig.

00:15:06: Daniel Und nur mit einer Mail und einem Namen arbeiten die meisten halt noch nicht.

00:15:11: Daniel Und von daher wäre das schon auch eine Empfehlung, genau wie Klaus sagt, mindestens hier mal das Fundament zu bauen und den Einstieg ins Unternehmen für Interessierte möglichst digital zu gestalten und

00:15:23: Daniel um halt eben einfach nicht abgehängt zu werden.

00:15:26: Stefan Schmid Du hast ja vorhin gesagt, dass das alles schneller gegangen wäre, wenn man mit den Daten anders umgegangen wäre.

00:15:33: Stefan Schmid Was waren denn die Stolpersteine oder wo hat es, kannst du ein Beispiel nennen, wo gab es denn da Probleme oder was waren die größten Hürden?

00:15:41: Daniel Im Prinzip lagen die größten Hürden in der bis dahin gelebten Arbeitsweise.

00:15:48: Daniel Es waren einfach, den Mitarbeitern war nicht klar, ich meine, das geht ja schon Jahrzehnte zurück, denen war nicht klar, welchen Wert die Daten haben, mit denen sie jeden Tag arbeiten.

00:16:02: Daniel So, und die Arbeitsweise, zumindest bei uns seinerzeit, war halt dadurch geprägt, dass es im Prinzip die Absicherung der Absicherung gab.

00:16:12: Daniel Ich habe halt eine Mitarbeiterakte in einem Dokumenten-Monument-System gehabt, wo so grundsätzlich die wichtigsten Daten irgendwie enthalten waren.

00:16:16: Stefan Schmid Vielen Dank.

00:16:23: Daniel So, da ich die aber nicht weiter verarbeiten konnte, weil mit dem System kein anderes gesprochen hat, habe ich alle Daten nochmal in eine Tabelle übertragen.

00:16:30: Daniel So, mit dieser Tabelle habe ich dann weitergearbeitet, wenn ich beispielsweise ein Dokument erstellen wollte.

00:16:34: Daniel Da habe ich die Daten dann das zweite Mal eingetragen und so weiter und so fort.

00:16:38: Daniel So, bei jedem manuellen Schritt

00:16:42: Daniel können natürlich Fehler entstehen.

00:16:45: Daniel Genauso die Art und Weise der Datentabellen, die dort vorgehalten wurden.

00:16:51: Daniel Die eine hat sich dann auf Geburtstage konzentriert, die nächste auf eine Gehaltsentwicklung, wieder eine andere hat, was weiß ich, Schulungsentwicklung des Mitarbeiters beleuchtet.

00:16:55: Stefan Schmid Vielen Dank.

00:17:02: Daniel Und überall musste ich ja dran denken,

00:17:05: Daniel immer die Daten auch aktuell zu halten, wenn sich mal was tut.

00:17:09: Daniel Und das hat im Prinzip dazu geführt, als dann das System da war, das wir dann zukünftig nutzen wollten, dass wir für einen Mitarbeiter mehrfache Adressen hatten, unterschiedliche Telefonnummern, teilweise auch unterschiedliche Geburtsdaten sogar, weil sich halt jemand neu vertippt hat oder sowas.

00:17:29: Stefan Schmid Vielen Dank.

00:17:29: Daniel Und hätte man vorher im Prinzip diese Datenbereinigung vorgenommen und wäre sich im Klaren gewesen, okay, das ist ein echter Wert, mit dem ich arbeite, dass ich weiß, wer mein Mitarbeiter ist, dass ich weiß, wie oft der umgezogen ist oder dass der viermal schon hier in Betrieb gewechselt hat.

00:17:49: Daniel Dann hätten wir, ich sage mal, vom Aufbau her ein bisschen mehr Vorarbeit leisten können und die Kollegen, die uns bei der Einführung unterstützt haben, nicht so strapazieren müssen.

00:18:00: Daniel Ja, genau.

00:18:04: Stefan Schmid Ja, Fehler passieren, aber ist natürlich dann jetzt auch ein wahnsinniger Vorteil, mit Daten zu arbeiten, die nicht mehr abgeglichen werden müssen und dementsprechend weniger Fehler passieren, völlig klar.

00:18:18: Stefan Schmid Umgekehrt ist es ja so, dass das wahrscheinlich nicht von allen gleich gut angenommen wurde, oder?

00:18:26: Stefan Schmid Ja.

00:18:28: Daniel Ne, wurde es nicht.

00:18:30: Daniel Ich habe in der Vorbereitung auf heute, ist mir ein Satz eingefallen, den mal ein Berater in einem anderen Digitalisierungsprojekt zu mir gesagt hat.

00:18:38: Daniel Der sagte, Daniel, du wirst sehen, das alte System war nie so gut wie am ersten Tag des neuen Systems.

00:18:44: Daniel Ja, so.

00:18:46: Daniel Und im Prinzip kann man das eigentlich auch auf das Projekt übertragen.

00:18:51: Daniel Natürlich gab es Vorbehalte und sicherlich auch irgendwie Unsicherheiten.

00:18:58: Daniel Funktioniert das alles so?

00:18:59: Daniel Oh Gott, oh Gott, jetzt gebe ich meine gewohnten Tabellen auf und was ist, wenn ich eine Personalakte nicht mehr finde?

00:19:06: Daniel Das hat schon eine Menge Überzeugungsarbeit irgendwo gekostet und ich bin da vom ersten Tag an sehr offen auch mit den Kollegen umgegangen und habe versucht in den Vordergrund zu stellen, dass der Weg zur Digitalisierung,

00:19:26: Daniel der ist jetzt nicht irgendwie davon geprägt, dass man das macht, um möglichst irgendwie sich zu digitalisieren, sondern die Entscheidung wird uns abgenommen.

00:19:37: Daniel Wenn man sich links und rechts anschaut, was der Wettbewerb macht, Klaus hatte vorhin auch von Wettbewerbsnachteilen gesprochen, dann gilt das natürlich auch für uns.

00:19:45: Daniel Und dann hat sich relativ schnell nicht mehr die Frage nach dem Ob gestellt, sondern eher, ja, wie können wir das denn jetzt erreichen?

00:19:53: Daniel Wie kann ich denn wirklich meine Arbeit schneller machen?

00:19:55: Daniel Ja, und das war ein ganz guter Ansatz und hat dann auch dazu geführt, natürlich auch, weil das Produkt einfach auch am Ende des Tages gut war, dass man relativ schnell gesehen hat, oh, stimmt, ich brauche jetzt gar nicht mehr viel mal das Gleiche eintragen, ich habe es halt schon.

00:20:11: Daniel Ja, und das hat dann im Laufe des Projekts einfach auch zunehmend für die Akzeptanz, für eine höhere Akzeptanz bei den Leuten gesorgt.

00:20:19: Daniel Genau.

00:20:22: Stefan Schmid Klaus, vielleicht nochmal zu dir.

00:20:23: Stefan Schmid Wir haben es vorher gehört, die Daten teilweise falsch, teilweise hätte der Mitarbeiter ein ganz anderes Jahr geboren werden müssen.

00:20:32: Stefan Schmid Wie oft kommt sowas vor?

00:20:36: Claus Ich glaube, dass es in der Verwaltung, und das hat jetzt nichts mit der Autohausverwaltung zu tun hat, generell ein Status quo ist, dass wir eben nach Jahrzehnten elektrischer Schreckmaschine und Excel erkennen müssen, dass wir Daten von dem wichtigsten unternehmerischen Faktor, nämlich den Mitarbeitenden, den Führungskräften, nicht konsistent in Echtzeit vermitteln.

00:20:42: Daniel Vielen Dank.

00:21:05: Claus betriebs- und standortübergreifend verfügbar haben.

00:21:08: Claus Das wäre dann so ähnlich, wie wenn ich beim Online-Banking noch irgendwelche Ordner suche, um zu überlegen, habe ich denn noch auf meinem Girokonto Geld drauf.

00:21:17: Claus Das heißt, wir haben in der Zwischenzeit ein Paradoxum, dass sich sozusagen die private Datenwelt dank iPhone und Digitalisierung bei uns in Echtzeit verwendet.

00:21:31: Claus tatsächlich so entwickelt hat, dass wir heute, wenn ein DHL-Paket von Amazon kommt, schon seit Stunden auf dem Handy starren und wissen, das kommt jetzt in fünf Minuten an meine Haustüre.

00:21:44: Claus Wir haben aber so etwas Wichtiges wie Informationen über die Historie, Qualifikation, Vergütung, Fehlzeiten, Urlaube, also für alle relevanten Informationen, wo man denken kann,

00:22:00: Claus Würde, die sind vorhanden, die haben wir gar nicht in Echtzeit.

00:22:05: Claus Das ist einfach das Ergebnis aus jahrzehntelanger IT-Technologie.

00:22:10: Claus Wir nennen das dann ja Dinosaurier-IT.

00:22:13: Claus Es gab eben für jeden Bereich aus der Verwaltung, aus dem HR-Bereich, Personalbereich, eigene geschlossene klassische Systeme, die in sich auch hervorragend ausgereift sind über die Jahrzehnte und funktionieren.

00:22:27: Claus Aber Daniel hat das ja schon so nett gesagt, die reden nicht miteinander.

00:22:31: Claus diese verschiedenen Insellösungen sprechen nicht miteinander.

00:22:33: Stefan Schmid Vielen Dank.

00:22:34: Claus Also Stichwort, es gibt keine Schnittstellen, es gibt keinen Datenaustausch.

00:22:38: Claus Das ist eigentlich der Problem, dass ich möglicherweise sechs, sieben, acht verschiedene Systeme habe.

00:22:43: Claus Also ich habe ein Werkstattplanungssystem, ich habe mein Zeitwirtschaftssystem, ich habe irgendwie was aus der Lohnabrechnungssystem.

00:22:51: Claus Und an verschiedenen Beispielen, an jedem dieser Beispiele, gibt es unzählige Datenhürden.

00:22:58: Claus Also zum Beispiel...

00:22:59: Claus habe ich eben nur die Information über eine Lohnabrechnung, wenn die Lohnabrechnung erfolgt ist.

00:23:05: Claus Die Lohnabrechnung ist aber erst 30 Tage erfolgt, nachdem ein neuer Mitarbeiter da ist.

00:23:10: Claus Das heißt also mit Einstellungszusage, die kann ja dann acht Wochen vorher sein, bis zur Information vergehen dann vielleicht Wochen oder Monate, bis ich bestimmte Informationen da habe.

00:23:19: Stefan Schmid Was ist das?

00:23:22: Claus Besonders schwierig wird es natürlich, wenn ich mehrere Firmen, Betriebe, Standorte usw.

00:23:27: Claus habe,

00:23:29: Claus Und zusätzlich natürlich auch die Informationen in den Köpfen der Führungskräfte stecken.

00:23:35: Claus Stichwort Jahresgespräch, Mitarbeitergespräche.

00:23:39: Claus Diese Jahresmitarbeitergespräche sind dann überall, aber nicht in dieser zentralen Personalakte.

00:23:46: Claus Jetzt geht dieser Verkaufsservice leider nach wie vielen Jahren auch immer und nimmt natürlich dann wahrscheinlich diese ganzen Informationen mit.

00:23:54: Claus Man nennt es dann Führungsakte.

00:23:57: Claus Und die will er natürlich auch seiner Nachfolgerin und seinem Nachfolger auch nicht gerne übergeben.

00:24:01: Claus Das heißt, das Unternehmen hat das Problem, dass permanent wichtige Leistungsinformationen, qualitative Aussagen von Führungen zu Mitarbeitern nicht auf der Unternehmensebene dokumentiert und gespeichert sind, sondern auf der Standort- oder Abteilungsebene von einzelnen Führungskräften verwaltet werden.

00:24:21: Claus Sodass wir erkennen müssen, dass die zentrale Personalabteilung

00:24:26: Claus nur die zentralen Themen organisiert, aber die für das Unternehmen wichtigen Informationen, Überführung, Leistung sozusagen im Alltag, Qualität, oft gar nicht in dem zentralen Personalbereich vorliegen, sondern eben in dem jeweiligen Standort der Abteilung und damit nicht sozusagen verdichtet werden kann auf der Gesamtunternehmensebene.

00:24:48: Claus Hört sich kompliziert an, ist es ja bei zehn Mitarbeitern im Kleinen,

00:24:53: Claus ist es aber dann definitiv bei 100 im Mittleren und ist es dann bei 1000 Mitarbeiter nicht mehr sozusagen auswertbar, sodass ich als Gesamtunternehmen letztendlich überhaupt übergeordnet keine zentralen, qualitativ wichtigen Informationen, Stichwort Altersstrukturanalyse oder Altersdurchschnitt, habe.

00:25:19: Claus Diese Informationen sind aber elementar wichtig, um

00:25:22: Claus im Management die Entscheidungen vorausschauend planen zu können.

00:25:27: Claus Und wenn ich eben weiß, dass mein sozusagen mittlere Führungsebene im Service im Schnitt eben 56,5 Jahre alt ist, dann weiß ich damit eigentlich das erste Mal, dass ich in zwei, drei, vier Jahren ein ganz dickes Problem habe.

00:25:44: Claus Das heißt also, mit diesen Daten...

00:25:46: Claus Vorausschauend zu arbeiten ist natürlich in einem kleinen Betrieb deutlich einfacher, weil es einfach von der Quantität nur wenige sind.

00:25:48: Daniel Ja.

00:25:54: Claus Aber sobald ich mehrere Standorte habe, mehrere Gesellschaften, habe ich eben genau diese Informationen nicht mehr zusammengefasst.

00:26:03: Claus Und das ist sozusagen eigentlich dann in dem Fall auch die fehlende Information, um die richtigen Entscheidungen für die Zukunft zu treffen.

00:26:12: Stefan Schmid Wie schätzt du die Umsetzung in der Breite an?

00:26:14: Stefan Schmid Wie lange dauert es noch, bis alle auf einem Stand sind, dass diese Daten, die jetzt oftmals abfließen, wirklich konserviert, digital konserviert werden können?

00:26:23: Claus Ja, ich hatte mal vor 20 Jahren die Hoffnung, dass wenn ich in Rente gehe, dass dann die Branche einheitlich, zum Beispiel wie beim Online-Banking, versorgt ist.

00:26:32: Claus Aber nach 20 Jahren allein Online-Recruiting haben wir noch laufend größere, kleinere, viele Betriebe, die noch nicht mal den Stand haben, der heute State of the Art ist.

00:26:45: Claus Das heißt also, wenn wir jetzt weiterdenken und in der gleichen Geschwindigkeit weitermachen,

00:26:52: Claus befürchte ich, dass wir die Digitalisierung im HR-Bereich generell im Mittelstand viel zu langsam gehen und dass wir deutlich Gas geben müssen, weil wir sonst tatsächlich massive Wettbewerbsnachteile haben.

00:27:01: Stefan Schmid Vielen Dank.

00:27:04: Claus Das mag dann ja in einer Arztpraxis, wo der Arzt mit den verdienten 69 Jahren in den Ruhestand gehen, genau das Gleiche sein kann.

00:27:15: Claus Das ist also erstmal branchenunabhängig, aber es hat ganz massive Vorteile.

00:27:20: Claus Und ich denke, da wird eine neue Generation von Unternehmern und auch digital affinen Führungskräften, wie das der Daniel eben ist, werden diese Anforderungen einbringen.

00:27:32: Claus Und es ist nicht nur ein Technologiewechsel, sondern es ist auch ein Wechsel und Change des Mindsets.

00:27:34: Daniel Vielen Dank.

00:27:38: Claus Das heißt, es gibt eben Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, die berechtigt eben dann sagen mit 59 Lebensjahren,

00:27:45: Claus Aber das hat doch jetzt 35 Jahre auch alles wunderbar so funktioniert.

00:27:50: Claus Hat es.

00:27:51: Claus Richtig.

00:27:52: Claus Da ist aber genau der Punkt dabei, es muss schneller gehen, es muss einfacher auswertbar sein und es muss wie bei dem DHL-Paket in Echtzeit vorhanden sein.

00:28:05: Claus Und das haben wir nicht.

00:28:07: Claus Das haben vielleicht große Konzerne, aber das haben wir überwiegend im Mittelstand nicht.

00:28:12: Claus Und von der Seite muss jeder einzelne Unternehmer oder Unternehmerin hier in dem Bereich einfach auch einen Fokus drauflegen, neben der Digitalisierung des operativen Geschäftes, dass eben auch der Backoffice im Verwaltungsbereich digital in Echtzeit nachzieht, was die Daten anbelangt.

00:28:28: Daniel Vielleicht kann ich da auch nochmal kurz einhaken, wenn ich darf.

00:28:32: Daniel Im Prinzip haben wir genau das bei uns auch beobachtet.

00:28:37: Daniel Wir haben uns natürlich auch die Frage gestellt, Mensch, warum dauert das eigentlich so lange oder warum ist denn vorher noch keiner auf die Idee gekommen, diese Informationen mal irgendwo zusammenzutragen?

00:28:46: Daniel Ja, und relativ schnell ist uns aufgefallen, ja, das liegt auch zum Teil an diesem Spannungsfeld, operative Ebene, Verwaltungsebene.

00:28:56: Daniel Ja, die eine Seite hat die Haltung, ja, wieso, das ist doch hier mein Dienstleister, der muss mir schließlich zuarbeiten.

00:29:02: Daniel Ja, ich muss aber nichts dafür tun, weil das ist ja deren Job.

00:29:04: Daniel Ja, und die Verwaltungsebene hat irgendwie die Erwartungshaltung, naja, gut, wenn ihr, also ihr müsst schon eure Informationen mit uns teilen, damit wir entsprechend das für euch aufbereiten können.

00:29:15: Daniel Und die Erfahrung, die wir jetzt auch innerhalb des Projektes und auch bei der Weiterentwicklung gemacht haben, die wirklich auch erfolgreich ist, wir haben zunächst also in der Verwaltung unsere Haltung geändert und versuchen verstärkt als Business-Partner aufzutreten, also als jemand, der unterstützend

00:29:33: Daniel Prozesse in der operativen mitprägt und nicht, wir sind die AR-Abteilung, wir möchten gerne einen Prozess optimieren, ihr habt das jetzt ab morgen so und so zu machen.

00:29:42: Daniel Das hat eigentlich immer zu irgendwie Abwehrhaltung geführt und genau zu dem, was Klaus sagt, nö, ich gebe meine Daten nicht her, habe ich mir noch mühselig erarbeitet, was wollt ihr denn damit?

00:29:52: Daniel Und mit dieser veränderten Haltung versuchen wir im Prinzip

00:29:57: Daniel unsere Auftraggeber, wenn man so möchte, unsere Kunden intern in der Organisation davon zu überzeugen, dass wir jetzt Lösungen haben, die denen ihre Arbeitsabläufe auch vereinfachen, die denen die Möglichkeit geben, ganz anders und viel weniger aufwendig ihre HR-Themen abzuarbeiten, indem wir halt unterstützen.

00:30:02: Stefan Schmid Vielen Dank.

00:30:17: Daniel Und das muss ich sagen, funktioniert mittlerweile immer besser, noch nicht so gut, wie es sollte, aber ich denke, dass wir da auf einem ganz guten Weg sind.

00:30:27: Stefan Schmid Jetzt hast du gerade schon wunderschön die Symptome genannt.

00:30:30: Stefan Schmid Das wäre auch eine Frage gewesen, ob man jetzt also ein kleiner mittelständischer Betrieb merkt, ich muss da langsam in der Richtung was machen.

00:30:37: Stefan Schmid Könnt ihr vielleicht so ein bisschen die Angst nehmen in ein, zwei Sätzen?

00:30:40: Stefan Schmid Vielleicht hat der eine oder andere Händler das irgendwie schon länger im Kopf und traut sich aber nicht ran.

00:30:45: Stefan Schmid Klaus, du hast vorhin auch gesagt, das hat doch 35 Jahre lang schon gepasst.

00:30:48: Stefan Schmid Warum soll ich denn das jetzt noch anfangen?

00:30:51: Stefan Schmid In einem Satz, wenn es euch einfällt, warum lohnt sich der Aufwand?

00:30:54: Stefan Schmid Warum jetzt und am besten gestern?

00:30:59: Claus Das spart Zeit und damit Nerven.

00:31:02: Claus Und Zeit und Nerven sind ein ganz wichtiger Aspekt.

00:31:05: Claus Und ich denke, es erhöht deutlich die Effizienz.

00:31:08: Claus Ich nehme immer gerne wieder dieses DHL-Paket.

00:31:11: Claus Also wir haben so viele Technologien in unserem Leben als wohlwollend positiv akzeptiert und müssen oftmals eben erkennen, dass wir im sozusagen alltäglichen Hamsterrad arbeiten,

00:31:26: Claus auf die Dinge, die ja funktionieren, nicht hinterfragen.

00:31:29: Claus Es geht einfach um die Innovation, also um das auf eine nächste Stufe bringen.

00:31:34: Claus Es geht nicht um die Frage, geht es so, wie es heute ist, weiter und gut, sondern geht es einfacher, schneller, besser und effizienter.

00:31:43: Claus Und das ist Innovation.

00:31:45: Claus Und die Digitalisierung in dem Fall ist ja eine ganz klare Innovation,

00:31:51: Claus aber sie braucht auf alle Fälle ein gewisses Augenmaß und sie braucht auch eine entsprechende begleitende Kompetenz an Beratung.

00:31:58: Claus Es reicht also eben nicht aus, einfach zu sagen, ich habe jetzt hier irgendeine App, irgendein Tool, irgendwas, das wird eher schwierig funktionieren.

00:32:06: Claus Man muss eben auch die Kolleginnen und Führungskräfte mit in diesem Prozess mitnehmen und das lohnt sich definitiv.

00:32:14: Stefan Schmid Okay.

00:32:15: Daniel Ja, und eigentlich ganz gleich, in welcher Branche man als Unternehmer heute unterwegs ist.

00:32:21: Daniel Alle haben ja die gleiche Herausforderung.

00:32:22: Daniel Und zwar suchen sie gutes und zuverlässiges Fachpersonal.

00:32:27: Daniel Und im Prinzip muss jeder Unternehmer darauf bedacht sein, dass das Personal, was ich schon habe, möglichst wertschöpfende Arbeit leistet.

00:32:36: Daniel Also wertschöpfend fürs Unternehmen.

00:32:39: Daniel Und wertschöpfend, aus meiner Sicht, ist nicht ein Standardprozess, der iterativ irgendwie abläuft, manuell immer wieder machen zu müssen, sondern wertschöpfend ist halt, Markt zu bearbeiten, Kunden zu bedienen, Produkte weiterzuentwickeln, Dienstleistungen zu erschaffen.

00:32:45: Stefan Schmid Was ist mit KI?

00:32:56: Daniel Und dafür brauchen natürlich die immer weniger qualifizierten Fachkräfte, auf die man ja Zugriff hat, irgendwie Ressourcen.

00:33:03: Daniel Und Digitalisierung bietet halt einfach eine optimale Möglichkeit, diese Ressourcen zu schaffen.

00:33:13: Claus Ja, kein Tag ohne KI.

00:33:16: Claus Und wir haben ja das Gefühl, dass es ohne KI nicht mehr geht.

00:33:20: Claus Aber klar ist, eine KI ist nur so intelligent, wie es auf bewährte Daten entsprechend auch zurückgreifen kann.

00:33:30: Claus Ich beobachte das natürlich mit großem Interesse wie so viele.

00:33:35: Claus Aber ich brauche eine entsprechende prozessuale Basis.

00:33:38: Claus Das heißt also, KI ersetzt mir nicht automatisch Prozesse,

00:33:42: Claus KI erleichtert mir an bestimmten Stellen bestimmte routinehafte Arbeiten.

00:33:49: Claus Nicht mehr, nicht weniger, Stand heute.

00:33:52: Claus Aber wenn ich natürlich noch nicht den ersten Schritt in die Digitalisierung mache, dann ist natürlich der zweite Schritt sozusagen mit einer KI dann auch schwierig.

00:34:01: Claus Das heißt also, die KI hilft mir natürlich bei dem Formulieren zum Beispiel einer Bewerberabsage.

00:34:08: Claus bei vielleicht dem Erfüllen oder Ausfüllen einer Stellenanzeige, also bei sehr textlastigen Themen.

00:34:16: Claus Es hilft mir aber nicht aktuell noch beim Thema Führung von Mitarbeitern und noch bei vielen ganzen anderen Themen, da hilft mir die KI aktuell nichts.

00:34:26: Claus Aber klar ist, dass in spätestens ein, zwei Jahren in jeder modernen Software KI an verschiedenen Stellen über eine Assistenz- oder Agent-Funktion

00:34:37: Claus mich in meinem täglichen Arbeiten unterstützt.

00:34:40: Claus Das wieder bedeutet, dass alle die, die manuelle Prozesse haben, nicht digital im Prozess unterstützt werden und zusätzlich nicht über eine KI unterstützt werden.

00:34:51: Claus Und damit rutsche ich immer weiter in den Wettbewerbsvorteilen und in der Produktivität nach hinten.

00:34:56: Claus Ich brauche einfach länger für meine Arbeit.

00:34:57: Stefan Schmid quasi doppelt abgehängt sozusagen.

00:34:59: Claus Ja, genau, doppelt abgehängt, richtig.

00:35:02: Stefan Schmid Kann KI nicht passiv unterstützen, bei der Bewertung zum Beispiel, wenn ich die Daten habe von einem Mitarbeiter?...

00:35:08: Daniel Vielen Dank.

00:35:09: Claus Ja, also die KI kann heute schon unheimlich viel.

00:35:14: Claus Es bedingt aber, dass die Daten in einer IT-technischen, also Datenbank auswertbar sind.

00:35:20: Claus Die KI ist nur so intelligent, wie sie auf entsprechende valide Daten zurückgreift.

00:35:26: Claus Sind die Daten nicht digitalisiert vorhanden?

00:35:30: Claus dann kann mir die KI natürlich auch nicht an den Schrank gehen, den Schrank öffnen, die ganzen Papierdokumente durchsuchen und daraus sagen, dass jetzt der Klaus zum Beispiel dieses Jahr schon 14 Tage krank war und wahrscheinlich wird er auch die nächsten 14 Tage krank sein.

00:35:40: Daniel Vielen Dank.

00:35:47: Claus Das ist die wesentliche Voraussetzung.

00:35:49: Claus Ich brauche also erst die Digitalisierung als Fundament.

00:35:52: Claus Ich brauche die Daten in einer auswertbaren modernen Datenbank.

00:35:56: Claus Und dann kann ich mit KI-Lösungen auf Basis dieser Daten arbeiten.

00:36:03: Stefan Schmid Klingt schlüssig.

00:36:03: Stefan Schmid Und ist noch eine Weile hin.

00:36:06: Claus Das ist nur eine Weile hin, genau zum Glück.

00:36:10: Claus Das Schöne ist ja, wenn man das Ganze jetzt schon ein bisschen, wie ich jetzt über 30 Jahre beobachte, zum Glück geht nicht alles so schnell wie uns manche Orakeln, aber es geht zumindest deutlich schneller.

00:36:22: Claus wie manche sozusagen befürchten.

00:36:25: Claus Und von der Seite her geht es einfach darum, die Vorteile.

00:36:28: Claus KI ist letztendlich wieder ein Werkzeug, ein weiteres Werkzeug, das ich natürlich nutzen kann, um produktiver, um effizienter, um schneller zu sein.

00:36:37: Claus Das ist der Punkt.

00:36:38: Claus Aber darin steckt auch das Psychologische der Menschen, nämlich der Mitarbeiter, und das ist die Angst.

00:36:43: Claus Sie haben Angst, natürlich irgendwann nicht mehr gebraucht zu werden.

00:36:46: Claus Sie haben Angst, durch die KI oder durch Digitalisierung ersetzt zu werden.

00:36:51: Claus Sie haben Angst, dass ihre Informationen, die sie bisher weitergeben konnten als Macht, nicht mehr notwendig ist.

00:36:57: Claus Das heißt also, wir haben eine Gegenkomponente und das ist die Angst der beschäftigten Mitarbeiter in diesen Prozessen.

00:37:04: Claus Deswegen glaube ich, ist es auch mindestens so wichtig, psychologisch die Menschen mitzunehmen, ihnen die Vorteile aufzuzeigen, ihnen die Angst zu nehmen.

00:37:13: Claus Ich glaube, dass alle IT- oder Digitalisierungs- oder KI-Projekte

00:37:17: Claus immer auch dann entsprechend die Menschen im Betrieb, im Autohaus benötigen, die dann begeistert die Vorteile darin sehen.

00:37:18: Daniel Vielen Dank.

00:37:25: Claus Und dann wird es auch funktionieren.

00:37:27: Stefan Schmid Klaus taucht gleich wieder ganz tief ab.

00:37:30: Stefan Schmid Wie ist es denn in der Praxis?

00:37:31: Stefan Schmid Arbeitet ihr da schon irgendwie mit KI?

00:37:33: Stefan Schmid Jetzt fragen wir mal einfach.

00:37:35: Claus Ja, also ich denke, jedes moderne Softwareunternehmen arbeitet schon mit KI an verschiedenen Punkten.

00:37:42: Claus Der ganz klassische Ansatz ist, dass im Prinzip wiederkehrende

00:37:47: Claus Programmentwicklungsaufgaben durch KI sozusagen beschleunigt wird.

00:37:52: Claus Das heißt, da wo ich im Prinzip vorher vielleicht eine Stunde Quellcode manuell entwickeln musste, kann mir die KI in wenigen Sekunden einen Vorschlag machen.

00:38:04: Claus Ich sage ganz bewusst einen Vorschlag machen.

00:38:07: Claus Das heißt also, ich kann nicht einfach über Copy-Paste diesen vorgeschlagenen Quellcode jetzt in eine Programmierunggebung bringen,

00:38:17: Claus Und das ist genau der Punkt dabei, sondern es hilft mir sozusagen ein Stück weit wie bei einer Makroprogrammierung bei Excel entsprechend das vorzubereiten und damit die Beschleunigung.

00:38:26: Claus Aber ich brauche die Qualitätskontrolle.

00:38:29: Claus Also in der Softwareentwicklung ist das quasi heute Standard.

00:38:34: Stefan Schmid Wir haben vorhin darüber gesprochen, Daniel, noch mal Frage an dich, dass das Bereitstellen der Daten ein bisschen schwierig war, gerade weil es aus verschiedenen Systemen kommt.

00:38:42: Stefan Schmid Kann es da vielleicht helfen?

00:38:43: Stefan Schmid Wenn jetzt jemand sagt, ich brauche vielleicht vorher ein System, wo ich meine ganzen analogen Daten zusammenfassen kann, hätte da KI helfen können.

00:38:52: Stefan Schmid oder Chatschie, sprechen wir es einfach mal aus.

00:38:55: Daniel Das kann ich so nicht beurteilen, weil ich nicht die komplette Übersicht der technischen Möglichkeiten, die KI heute in verschiedenen Bereichen bietet, habe.

00:39:04: Daniel Aber vielleicht, was ich dazu sagen kann, was oft in der Diskussion um KI meiner Meinung nach viel zu kurz kommt, Klaus hat es gerade schon angerissen,

00:39:13: Daniel Ich denke, bei aller technischen Innovation, die wir gerade in dem Bereich erleben, es gibt ja nichts, was nicht mehr mit KI geregelt werden kann, so nach dem Motto, kommt die Aufklärungsarbeit, die wir als Unternehmen zu leisten haben, aber ein Stück weit auch die Anbieter dieser Technologie leisten sollten, meiner Meinung nach, kommt da doch zu kurz.

00:39:35: Daniel Weil genau die Frage, die du gerade gestellt hast, kann ich vielleicht analog das, was ich vorher

00:39:41: Daniel schluserig oder fehlerhaft oder lückenhaft gemacht habe, einfach nach KI übergeben und dann wird es gut.

00:39:47: Daniel Genau so funktioniert KI eben nicht.

00:39:50: Daniel Ja, es ist ja

00:39:50: Stefan Schmid Ich meinte nicht übergeben, sondern einfach helfen.

00:39:53: Stefan Schmid Es geht ja darum, die Daten aufzubereiten, damit man sie dann zentral zur Verfügung stellen kann, um sie nutzbar zu machen.

00:39:59: Stefan Schmid Und wenn ich das richtig verstand, was du ja gemeint hast, war schwierig, weil verschiedene Datensätze, fehlerhafte Datensätze, da könnte KI als, sage ich mal, als ordnende Hand, nicht als ergänzende oder ausführende, sondern als ordnende Hand helfen.

00:40:12: Stefan Schmid So hatte ich das gemeint.

00:40:14: Daniel Das ist mit Sicherheit möglich, aber genau in dem Bereich, wie gesagt, ist meine Meinung, dass es wichtig ist, die Mitarbeiter aufzuklären, was macht diese Technologie und welche Rolle hast du als Mitarbeiter zukünftig?

00:40:30: Daniel Weil das, was man überall liest, wie viele hunderte oder teilweise tausende Stellen jetzt durch die neue Technologie wegfallen, das sehe ich nicht so.

00:40:40: Daniel Weil Klaus hat ja gerade auch das Beispiel gebracht, im Softwarebereich werden Vorschläge kreiert.

00:40:47: Daniel Auch beim Bereitstellen oder Zusammenführen von Daten kann man ja nicht davon ausgehen oder sollte man nicht davon ausgehen, dass das Ergebnis blind weiterverarbeitet werden kann.

00:40:57: Daniel Das heißt, die Mitarbeiter, die ich da in den Prozess einbinde, die müssen ganz genau wissen, was tut diese Technologie, was ist auch die Aufgabe des Mitarbeiters, nämlich zu prüfen, ob das Ergebnis, was mir ein Programm zusammenstellt, ist das plausibel?

00:41:13: Daniel Entspricht das überhaupt dem Ergebnis, das ich auch erwarte, zu bekommen?

00:41:16: Daniel Und kann ich damit einfach weiterarbeiten?

00:41:20: Daniel Es gibt ja in der Presse etliche Beispiele, wo verschiedene KI-Anwendungen auch, ich sage mal, Wahrheiten erfinden, weil sie einfach echte Wahrheiten in ihrem Fundus an Daten überhaupt gar nicht erkennen.

00:41:34: Daniel Aber sie haben den Auftrag, ein gewisses Ergebnis zu erzielen.

00:41:38: Daniel Und daher...

00:41:38: Daniel Da habe ich dabei, bei sämtlichen KI-Projekten, wir haben einige derzeit auch laufen, ist es mindestens so wichtig, also neben der Anbieterauswahl, da gibt es eine Menge schwarzer Schafe, auch im Vorfeld die Leute abzuholen.

00:41:53: Daniel Was passiert, was wollen wir überhaupt erreichen, welche Daten brauchen wir dafür und wie ändert sich die Rolle des Mitarbeiters.

00:42:01: Stefan Schmid Und jetzt mal raus aus dem Luftschloss KI.

00:42:07: Stefan Schmid Und vielleicht noch was Handfestes.

00:42:08: Stefan Schmid Daniel, was hast du in den nächsten Monaten noch vor?

00:42:10: Stefan Schmid Was soll noch passieren?

00:42:12: Daniel Ja, wir sind mittendrin weiterhin unsere Prozesse im HR-Bereich zu automatisieren bzw.

00:42:21: Daniel zu teilautomatisieren.

00:42:24: Daniel Dafür bietet die Software Gott sei Dank gute Ansätze, also es können verschiedene Workflows benutzt werden.

00:42:30: Daniel Dokumentenvorlagen erstellt werden, die sich dann über Textbausteine die Informationen ziehen, die wir brauchen, also manuelle Eingaben würden damit wegfallen.

00:42:39: Daniel Wir hoffen auf eine integrierte Payroll-Lösung möglichst bald, weil da sind wir momentan noch zweigeteilt, also die Payroll läuft in einem anderen System.

00:42:50: Daniel Und ja, werden so für Mitte des Jahres nochmal umfangreiche Schulungsangebote unseren Führungskräften machen, damit jetzt die neu definierten Prozesse auch dann wirklich in Fleisch und Blut sozusagen übergehen und damit werden wir dieses Jahr noch gut zu tun haben.

00:43:09: Stefan Schmid Ja wunderbar, also das, seit wann, das habe ich vorher vergessen zu fragen, aber seit wann seid ihr überhaupt mit der Software im Boot, seit wann kommen die bei euch zum Einsatz?

00:43:20: Daniel Ja, also den Erstkontakt hatten wir tatsächlich schon 2014.

00:43:23: Daniel Da haben wir unser Recruiting quasi in die Software überführt.

00:43:29: Daniel Das war ausschließlich Recruiting.

00:43:31: Daniel Also wir konnten über Jobbörsen dann digitale Bewerbungen empfangen und verarbeiten.

00:43:36: Daniel Und dann hörte das auch wieder auf.

00:43:38: Daniel Und wirklich in der gesamten HRM-Software unterwegs sind wir seit 2021.

00:43:41: Stefan Schmid Also mit der Corona-Welle quasi.

00:43:48: Daniel Genau, mit der Corona-Welle gab es ausreichend Zeit, sich um diese Themen zu kümmern.

00:43:55: Claus Aber tatsächlich hat ja auch genau Corona die organisatorischen Grenzen aufgezeigt.

00:44:02: Claus Gerade diese Thematik, mehrere Standorte, mehrere Gesellschaften, Homeoffice, Remote-Arbeiten etc., dass man dann im Prinzip auch eben auf quasi mobile Daten zugreifen kann und eben ein Geschäftsführer, einen Verkaufsleiter eben auch am Abend oder

00:44:23: Claus kurz im Urlaub sozusagen am Wochenende auf bestimmte vorbereitende Informationen für ein Mitarbeitergespräch etc.

00:44:30: Claus in Echtzeit zugreifen kann, ohne dass man die klassische Auspostbemünge, und deswegen hat Corona sozusagen an der Stelle den Turbo für die Digitalisierung sicherlich nochmal gezündet.

00:44:44: Stefan Schmid Abschließend wäre vielleicht meine Frage noch, Daniel, nachdem du jetzt jahrelang das Ganze mit begleitet, mit genutzt hast, was ist deine Empfehlung für andere Autohäuser?

00:44:57: Daniel Zunächst vielleicht auch nochmal ein kurzer Schwenk zu unserer Organisation, wie wir uns da dem Thema genährt haben.

00:45:04: Daniel Und zwar haben wir vor vier Jahren die Entscheidung getroffen, unsere Unternehmensstrategie, um eine Digitalisierungsstrategie zu erweitern.

00:45:16: Daniel Und in dem Zusammenhang wurde auch die Geschäftsführung neu organisiert und ein Kollege von mir ist im Prinzip hauptverantwortlich für die Bereiche IT und Digitales.

00:45:28: Daniel Und durch diese neue Organisation der Sparten konnten wir gewährleisten, dass halt Digitalisierungsprojekte bei uns in der Organisation an einem Ort zentral zusammenlaufen.

00:45:39: Daniel Das hat ganz unterschiedliche Vorteile.

00:45:42: Daniel Der Wesentliche ist einfach, dass eine Stelle schaut,

00:45:47: Daniel Werden denn mit einem neuen Projekt, also mit einem Digitalisierungsprojekt, das vielleicht auch die Einführung einer Software nach sich zieht, alte Software abgeschaltet?

00:45:49: Stefan Schmid Vielen Dank.

00:45:55: Daniel Weil das ist nämlich oft der Fehler, der gemacht wird.

00:45:58: Daniel Ich finde am Markt eine neue tolle Software, die kann irgendwas, was die vorhandene nicht kann.

00:46:03: Daniel aber ob ich damit auch vorhandene Software ersetzen kann, wird dann nicht geprüft.

00:46:08: Daniel Das heißt, ich baue meinen Verwaltungsaufwand und meinen Administrationsaufwand in der IT unnötig auf und habe im Prinzip eigentlich nur einen Teil der Skaleneffekte, die ich eigentlich haben könnte.

00:46:18: Daniel Das ist das eine.

00:46:19: Daniel Und das andere, die Schnittstellenoffenheit.

00:46:22: Daniel Auch das wurde vorhin ja schon mal kurz angeschnitten.

00:46:25: Daniel Wenn nicht zentral jemand prüft,

00:46:28: Daniel Ob eine neue Software oder ein neuer digitaler Prozess auch Schnittstellen zu bereits vorhandenen Abläufen, Software oder was auch immer zulässt, dann habe ich wieder die nächste Insellösung.

00:46:43: Daniel Und dadurch, also durch die Neuorganisation ist uns das gelungen, das Zusammenarbeit.

00:46:49: Daniel das zusammenzuführen und halt teilweise auch mal Themen abzulehnen, weil wir sagen, der Mehrwert ist nicht da oder wir haben bereits schon bestehende Lösungen, die müssen halt nur anders genutzt werden.

00:47:01: Daniel Das wäre so das Erste, was ich als Empfehlung mitgeben würde und das Zweite, was mindestens genauso wichtig ist,

00:47:08: Daniel dass rechtzeitig die Mitarbeiter abgeholt werden.

00:47:13: Daniel Wir haben vorhin ja auch schon mal ganz kurz über Ängste, Vorbehalte gesprochen.

00:47:17: Daniel Wir sind in einer Zeit, in der technologische Innovation ein Jahr links und rechts überholen.

00:47:24: Daniel Jetzt sind nicht alles alle Mitarbeiter unbedingt Digital Natives, sondern wir haben ja auch durchaus erfahrene Kollegen, die sich vielleicht auch ein Stück weit überfordert fühlen mit dem, was da jetzt auf sie zukommt.

00:47:36: Daniel Und

00:47:39: Daniel Wir haben uns angewöhnt, dass wir in verschiedenen Veranstaltungen teilweise auch kleinere Gruppen bilden, wo wir den Mitarbeitern einfach mitteilen, woran wir gerade arbeiten, warum das notwendig ist, wann welche Projekte abgeschlossen werden sollen, mit welchem Ergebnis und versuchen so einfach, die Leute möglichst eng bei uns zu haben, mitzunehmen auf der Reise, um einfach auch eine Akzeptanz zu schaffen und nicht zu überfordern.

00:48:09: Daniel Das wären so die wesentlichen Themen, die ich mitgeben würde.

00:48:14: Stefan Schmid Klaus grinst, nur das ist ungewöhnlich.

00:48:16: Stefan Schmid Gutes Schlusswort.

00:48:18: Stefan Schmid Normalerweise muss doch da jetzt noch was angeschlossen werden.

00:48:20: Stefan Schmid Rechen Sie jetzt.

00:48:23: Claus Ja, ich denke einfach, das hat ja Daniel schon gesagt, es gibt ja immer diesen schönen Satz, es gibt nichts Gutes, außer du tust es.

00:48:36: Claus Und zugegebenermaßen prasseln ja auf Unternehmer oder Unternehmerinnen und Führungskräfte jeden Tag unzählige neue Trendsthemen ein.

00:48:42: Daniel Vielen Dank.

00:48:48: Claus Man muss es ja auch neben dem Tagesgeschäft sozusagen managen.

00:48:53: Claus Was eben meine Empfehlung immer wieder ist aus der Erfahrung der letzten zehn Jahre, man kann Digitalisierung nicht einfach so nebenher machen.

00:49:01: Claus Wir brauchen definitiv ein Gefühl und Bewusstsein dafür, gerade im Mittelstand, dass so ein Projekt eine Person benötigt, die zumindest einmal auch von der Arbeitszeit die Ressource für Digitalisierung bekommt.

00:49:16: Stefan Schmid Vielen Dank.

00:49:16: Claus Ich erlebe ganz oft, dass Menschen während dem Tagesgeschäft nicht in der Lage sind,

00:49:21: Claus Innovationen wirklich nach vorne zu treiben, weil ihnen einfach die Energie, die Kraft, die Zeit fehlt.

00:49:27: Claus Deswegen brauchen wir schon auch im Projektmanagement die entsprechende Ressource dabei.

00:49:32: Claus Und ich glaube, das ist heute die Herausforderung, wenn man auf seinen Schreibtisch schaut, wenn man in seinen News schaut, man weiß gar nicht, wo fange ich denn eigentlich an, links, rechts, überall.

00:49:42: Claus Das heißt also,

00:49:44: Claus Ich brauche Fokus und die Digitalisierung oder die KI-Technologie bedingt definitiv Fokus.

00:49:52: Claus Das heißt also Fokus im Management, Fokus, dass man wirklich das zur Strategie macht und sagt, okay, ich fange an und dann ist es eben wie bei allen guten Dingen im Leben.

00:50:04: Claus Der erste Schritt ist oft der schwierigste.

00:50:07: Claus Er läuft nicht immer geradlinig.

00:50:10: Claus Ich gehe vielleicht auch mal zwei Schritte vor und auch mal ganz bewusst wieder einen Schritt zurück oder zur Seite.

00:50:16: Claus Und das ist für uns Menschen hier in Westeuropa, die wir ja so linear denken, ungewohnt.

00:50:20: Daniel Vielen Dank.

00:50:24: Claus Und wir müssen einfach lernen und auch den Mut haben, dass wir uns auf den Weg machen.

00:50:29: Claus Und der beginnt immer mit dem ersten Schritt.

00:50:31: Claus Nein.

00:50:35: Stefan Schmid Auch noch Freizeitphilosoph.

00:50:39: Stefan Schmid Das nächste Mal HR-Profi und Hobbyphilosoph.

00:50:39: Claus Das hier, das hier.

00:50:45: Claus Nein, es ist einfach die Lebenserfahrung dabei.

00:50:48: Claus Man braucht einfach den Mut.

00:50:50: Claus Man darf nicht die Angst siegen lassen, sondern der Mut zur Verbesserung.

00:50:56: Claus Und dann ist es auch tatsächlich besser.

00:50:58: Claus Ich denke immer nur an das DHL-Paket.

00:51:01: Claus Da kamen doch in der Zwischenzeit so viele Helferlein im Alltag.

00:51:05: Claus Und wenn ich abends noch ganz spontan ein Restaurant organisiere, dann bekomme ich direkt eine E-Mail, vielleicht einen Push und ich weiß genau, okay, das Restaurant ist genug.

00:51:15: Claus Das heißt, ich habe heute so viele Alltagsthemen, sodass es immer mehr eine Diskrepanz gibt zwischen den Dingen, wie ich digital lebe und wie ich digital arbeite.

00:51:27: Claus Und das, wenn man das mal den Menschen so vor Augen führt,

00:51:31: Claus dann verlieren sie oft auch die Angst, weil sie es ja im Privaten schon alles nutzen.

00:51:36: Claus Also deswegen ist mein Appell, nutzt die Digitalisierung auch im betrieblichen Umfeld, so wie ihr sie auch im privaten Umfeld nutzt.

00:51:47: Stefan Schmid In dem ist eigentlich nichts mehr hinzuzufügen, oder?

00:51:50: Stefan Schmid Eine Sache geht immer noch analog, Kaffee trinken.

00:51:52: Stefan Schmid Ich habe auch HR-Kaffee.

00:51:53: Claus Ja, genau, das ist eine wunderbare Überleitung zu unserem nächsten Podcast, den wir

00:51:53: Stefan Schmid Das war die erste Ausgang.

00:52:00: Claus ein anderes Mal fortsetzen gerne.

00:52:03: Stefan Schmid Ja, das war es dann schon mit unserer ersten Ausgabe vom HR-Café, würde ich sagen.

00:52:08: Claus Vielen Dank.

00:52:09: Claus Hat wie immer Spaß gemacht.

00:52:09: Stefan Schmid Vielen Dank fürs Zuhören.

00:52:10: Stefan Schmid Vielen Dank an unsere beiden Gäste.

00:52:13: Daniel Sehr gern.

00:52:16: Stefan Schmid Du bist zum nächsten Mal.

00:52:16: Claus Und euch noch eine gute Zeit und schöne Woche.

00:52:18: Claus Stefan Christian hat wieder Spaß gemacht.

00:52:19: Stefan Schmid Alles klar.

00:52:20: Stefan Schmid Vielen Dank.

00:52:20: Daniel Gute Woche und schönen Ostern an alle.

00:52:22: Stefan Schmid Gleichfalls.

00:52:23: Stefan Schmid Ciao, ciao.

00:52:23: Daniel Ja, dir auch.

00:52:23: Stefan Schmid War wunderbar.

00:52:26: Claus Daniel, frohe Ostern.

00:52:30: Daniel Danke.

00:52:32: Claus Waren wir in der Zeit einigermaßen okay für euch?

00:52:34: Stefan Schmid Wir waren ja 50 Minuten 52.

00:52:35: Claus Ja, ja.

00:52:35: Claus Ja.

00:52:38: Stefan Schmid Ja, wir schneiden das ein oder andere raus.